Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gem. Art. 13, 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DS-GVO) über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Website www.studierendenwerk-bielefeld.de. Wir betreiben diese Seite dabei unter Einhaltung sowohl der EU-DS-GVO als auch des einschlägigen Landesrechts, insbesondere des NRWDSAnpUG-EU und – hinsichtlich der uns obliegenden Aufgaben – des Studierendenwerksgesetzes (StWG) NRW.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2 - 4, 33615 Bielefeld
Telefon: +49 (0)521 106 88600
Telefax: +49 (0)521 106 88601
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Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter
Studierendenwerk Bielefeld AöR
Zu Händen des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2 - 4, 33615 Bielefeld
E-Mail: dsb(at)stwbi(dot)de

Telefonkontakt über unsere zentrale Telefonnummer: +49 (0)521 106 88600

Beim Besuch dieser Website und Nutzung der verschiedenen Angebote verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie nachstehend im Einzelnen beschrieben. Beim Betrieb der Website mit ihren vielfältigen Angeboten arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, die wir sorgfältig ausgewählt und datenschutzrechtskonform auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 EU-DS-GVO verpflichtet haben.

1. Server-Logfiles
Ihr Browser übermittelt bei jedem Website-Besuch Zugriffsdaten, sog. Server-Logfiles, die wir – über einen externen, datenschutzkonform eingebundenen Dienstleister – verarbeiten, um die Systemsicherheit zu gewährleisten. Mit diesen werden insbesondere der Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider erfasst und an uns übermittelt. Diese Daten werden benötigt, um die Systemsicherheit zu gewährleisten, z.B. um bei einem Hackerangriff den Angreifer zu identifizieren und zu blockieren. Dies liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO). Mit diesen Daten ist auch eine Auswertung zu statistischen Zwecken möglich (Nutzungsumfang und Nutzerverhalten, z.B. Summe der Aufrufe unserer Website in einem Monat insgesamt und bezogen auf verschiedene Unterseiten), die wir nutzen, um die Gestaltung der Website zu optimieren. Auch dies liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO). Wir löschen bzw. anonymisieren diesen Datensatz frühestmöglich.

2. Eigene Cookies verwenden wir nicht.

3. Social Media
Wir verzichten auf Facebook, Twitter und Instagram. Unser Newsletter funktioniert auf der Basis von WhatsApp. Details siehe unter Punkt 4 und hier

4. Drittanbieter
Für einige Serviceangebote sind wir auf Software-Kooperationen mit Drittanbietern angewiesen. Bei der Nutzung dieser Angebote werden Sie von unserer Webseite auf dritte Webseiten weitergeleitet. Das betrifft den Bewerbungsbogen für einen Wohnheimplatz, die Bewerbung für einen Kitaplatz, die Teilnahme an der Gastronomie-Gästebefragung und das Abonnement unseres Newsletters. Selbstverständlich wird auch unser gesamter Webauftritt durch eine Fachfirma technisch entwickelt und betreut.

- Antrag auf einen Wohnheimplatz: Die Datenschutzhinweise für den Antrag auf einen Wohnheimplatz finden Sie hier

- Antrag auf einen Kitaplatz: Die Datenschutzhinweise für den Kitabereich finden Sie hier

- Teilnahme an unserer Online-Gästebefragung: Die Befragung wird technisch über das Portal der Firma NetQues abgewickelt. Die datenschutzkonforme Behandlung der Daten stellen wir über eine entsprechende Datenschutzvereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DS-GVO sicher.

- Abonnement unseres Newsletters: Der Newsletter wird technisch realisiert durch die Plattform Whappodo, die ihrerseits auf dem Messenger "WhatsApp" basiert. Die Telefonnummer und ein nicht überprüfbarer Nutzername sind die einzigen persönlichen Daten, die wir speichern. Wir benötigen sie zum Versand des Newsletters an Ihr Smartphone. Mit der Absendung des Wortes "stop" an die angegebene Adresse wird der Versand des Newsletters beendet und die persönlichen Daten werden gelöscht.

5. Kontakt mit uns
E-Mails an die von uns bereitgestellten E-Mail-Adressen werden systemtechnisch zunächst auf Schadsoftware oder Hinweise zu Spam-Mails geprüft. Endet die Prüfung positiv, werden die Mails in Quarantäne verschoben und dort durch unseren Fachbereich Informationstechnologien untersucht und ggf. gelöscht. Im negativen Fall leitet unser System die Mails dann an die Empfängeradresse weiter. Eine automatische E-Mail-Archivierung erfolgt nicht. Der jeweilige Empfänger behandelt eine E-Mail wie Geschäftsbriefe und archiviert diese vorgangsbezogen entsprechend der gesetzlichen Vorgabe. Die verantwortlichen Personen der Empfängeradressen sind angehalten nicht relevante E-Mails zu löschen sobald die Kommunikation abgeschlossen ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine Abspeicherung. Diese Verarbeitung der uns von Ihnen übermittelten Informationen liegt in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO, je nach Anliegen auch in Erfüllung unserer öffentlichen Aufgabe Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO oder zur Vertragsanbahnung Art. 6 I 1 b EU-DS-GVO). Wir benötigen neben Ihrer E-Mail-Adresse daher auch weitere Angaben, um Sie notfalls identifizieren zu können.

E-Mails an Helpdesk
E-Mails an die Mailadresse helpdesk(at)stwbi(dot)de werden systemtechnisch zunächst auf Schadsoftware oder Hinweisen zu Spam-Mails geprüft. Endet die Prüfung positiv, werden die Mails in Quarantäne verschoben und dort durch unseren Fachbereich Informationstechnologien untersucht und ggf. gelöscht. Im negativen Fall leistet unser System die Mails dann an die Empfängeradresse weiter. Relevante E-Mails werden in ein Ticketsystem übernommen und dort gespeichert. Wesentliche Daten sind hier Inhalt und Absenderadresse, sowie ein Zeitstempel des E-Mail-Eingangs. Zu Dokumentationszwecken werden Störungsmeldungen und Berechtigungsanfragen dauerhaft im Ticketsystem gespeichert.

6. In unserem Wohnheimfinder verwenden wir bearbeitete Karten der Open-Source-Plattform "https://www.openstreetmap.de/ ". Die Datenschutzerklärung dieser Plattform finden Sie unter https://www.fossgis.de/datenschutzerklaerung

7. Die Datenschutzhinweise für die Verarbeitung der Daten im Zusammenhang mit Stellenbewerbungen finden Sie hier.

8. Betroffenenrechte
Soweit personenbezogene Daten verwendet werden, die sich auf Sie als natürliche Person beziehen, stehen Ihnen gegenüber uns verschiedene datenschutzrechtliche Ansprüche zu. Sie haben nach Maßgabe von Art. 15 EU-DS-GVO das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Herkunft, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und den Zweck der Speicherung. Darüber hinaus haben Sie gegebenenfalls nach Maßgabe von Art. 16 - 18 EU-DS-GVO Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (der Verarbeitung) Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem können Sie gemäß Art. 20 EU-DS-GVO die Übertragung der Daten auf eine andere verantwortliche Stelle verlangen. Zudem können Sie der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir Ihre Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO) oder aufgrund einer uns obliegenden öffentlichen Aufgabe i.S.d. Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO. Soweit wir Ihre Daten nicht zu Werbezwecken verarbeiten, bedarf dies eines Grundes, der sich aus Ihrer besonderen Situation heraus ergibt. Bei einem Widerspruch werden wir Ihre persönlichen Daten ab Eingang während der dann folgenden Prüfung nicht mehr weiter verarbeiten und nach Abschluss der Prüfung – bei berechtigtem Widerspruch – löschen (Art. 21 EU-DS-GVO). Eine uns übermittelte Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 I 1 a EU-DS-GVO) können Sie jederzeit widerrufen; wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht weiter, außer es besteht eine gesetzliche Erlaubnis hierfür. Ein Widerspruch oder Widerruf lässt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung in der Vergangenheit unberührt. Die Ihnen zustehenden Rechte erfüllen wir unverzüglich und unentgeltlich. Wenden Sie sich dazu bitte an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten; unsere Kontaktdaten finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung. Schließlich haben Sie nach Art. 77 EU-DS-GVO das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Stand: 25. Mai 2018