Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten
im Zusammenhang mit dem Zustandekommens des Betreuungsvertrages

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden? Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2-4, 33615 Bielefeld

Telefon: 0521 106 88600
E-Mail: info(at)stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de  

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
Studierendenwerk Bielefeld AöR - Der Datenschutzbeauftragte -
Morgenbreede 2-4, 33615 Bielefeld

Telefonnummer: 0521 106 88600
E-Mail: dsb(at)stwbi.de

Welche Datenkategorien verarbeiten wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags benötigen.

- Aufnahmeantrag: Daten der Kinder: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familiensprache, Anschrift, gewünschter Aufnahmetermin, Mehrsprachigkeit, Besonderheiten (z. B. Allergien, besonderer Förderungsbedarf), Geschwister bis zum 3. Lebensjahr und ab dem 3. Lebensjahr, Geschwister bereits in der Einrichtung Bisherige Betreuungssituation (z. B. Familienangehöriger, andere Einrichtung des Studierendenwerks)

- Angaben der Sorgeberechtigten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer (mobil, dienstlich oder privat, eines ist Pflicht), E-Mail-Adresse, Status: alleinerziehend, Status: Zugehörigkeit zur Universität oder Fachhochschule Bielefeld, Fachhochschule Ostwestfalen Lippe in Lemgo und die Hochschule für Musik in Detmold (Semesterbescheinigung vorzulegen Pflicht), Status: Studierende/r (Semesterbescheinigung  vorzulegen Pflicht) oder Beschäftigte/r des Studierendenwerks Bielefeld. Betreuungsvertrag (die Angaben aus dem Aufnahmeantrag werden überwiegend in den Betreuungsvertrag übernommen und um weitere ergänzt)

- Angaben des Kindes: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familiensprache, Krankenversicherung, Anschrift, Aufnahmetermin, Angaben zur Art des Platzes (z. B. Betriebsplatz), Angabe zur Laufzeit des Platzes, wöchentliche Betreuungszeiten

- Daten in den Kinderakten: Betreuungsvertrag (Zweitausfertigung), Vermerk der Kita-Leitung über die Einsichtnahme in das U-Heft und den Impfpass, Vermerk der Kita-Leitung über die Einsichtnahme des Immatrikulations- bzw. Beschäftigungsnachweises), Kopie vom BuT-Nachweis, Einverständniserklärung zur Bildungsdokumentation (Fotos, Lerngeschichten, Protokolle über Elterngespräche, Sprachstandsbogen, Zeichnungen des Kindes) (diese wird den Eltern beim Verlassen der Kita ausgehändigt), Einverständniserklärung Fotodokumentation, Übertragung der Abholberechtigung auf andere Personen, Kontaktdaten für den Notfall, Belehrung zu § 34 IfSG, alle weiteren amtlichen Unterlagen in Bezug auf das Wohl des Kindes (z. B. besonderer Förderbedarf).  

Foto- und Videoaufnahmen der Kinder für:
- die Bildungsdokumentation gem. KiBiz
- die interne Verwendung in der Kita (digitaler Bilderrahmen, Präsentation auf Elternabenden, Aushängen in der Kita)
- die Veröffentlichung im Internet und den sozialen Medien des Studierendenwerks (gesonderte Einverständniserklärung wird vorher eingeholt)
- die Veröffentlichung in gedruckten Flyern des Studierendenwerks (gesonderte Einverständniserklärung wird vorher eingeholt)

Wir filmen und fotografieren Ihre Kinder zu verschiedenen Anlässen (z. B. Feierlichkeiten und Ausflügen, aber auch Alltags- und Bildungssituationen). Das Fotografieren und Filmen sind wichtige Bestandteile in der Dokumentation unserer Arbeit. Darüber hinaus haben die Fotos und Filmaufnahmen einen großen Erinnerungswert für Sie. Die Fotos und Filmsequenzen werden genutzt, um Ihnen und den Kindern anschaulich die durchgeführten Projekte und besondere Spiel- oder Lernsituationen darzustellen. Wir möchten Ihnen unsere Arbeit hierdurch transparent machen und die Einrichtungen nach außen präsentieren.
­­­Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen. In diesem Fall werden die Aufnahmen durch uns nicht mehr neu verwendet. Bereits herausgegebene Aufnahmen werden nicht zurückgeholt. Aufnahmen im Internet werden bei Einwänden umgehend entfernt, soweit wir hierauf einen Einfluss haben. Es liegt jedoch in der Natur des Internet, dass einmal veröffentlichte Aufnahmen möglicherweise nicht überall entfernt werden können.  

Erhoben werden bei Little Bird:

- Angaben zum Kind: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, gewünschtes Aufnahmedatum, Angaben zu Religion (freiwillig), Betreuungsende, Betreuungszeit, Integrationsförderplatz (ja / nein), Geburtsname, Geburtsort, Geschwister (inkl. Name und Vorname), frühere Betreuung (Betreuungsart, Zeit, Stätte [inkl. Adresse])

- Angaben der Sorgeberechtigten: Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum, Beziehung zum Kind (Sorgerecht ja/nein), lebt im Haushalt des Kindes, Familienstand, Angaben zu Religion (freiwillig), Adresse, Kontakt (Telefon, Mobil-Nr., E-Mail), Beschäftigung (Arbeitgeber, Art der Tätigkeit, Stunden / Woche).

Welche Quellen nutzen wir?

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen erhoben, indem Sie uns Ihre Daten mitteilen. Die Vormerkung der Eltern für einen Kita-Platz erfolgt bei den Kommunen in verschiedenen Online-Programmen. Die Verantwortung dafür liegt ausschließlich bei den Kommunen. Sobald sich Eltern sich in einem dieser Systeme vorgemerkt haben, erhalten die Leitungen der Kindertageseinrichtungen eine E-Mail darüber, dass ein neues Kind vorgemerkt ist und hat fortan 20 Tage Zeit, zu reagieren. Die Leitung der Kindertageseinrichtung loggt sich in das Portal ein, kann alle Daten einsehen, druckt diese aus und setzt das Häkchen für die Warteliste. Die Vormerkung wird von der Warteliste nur gelöscht, wenn es entfernt wird oder aufgenommen wird. 

Für welche Zwecke  werden Daten verarbeitet?

Zweck der Datenverarbeitung ist das Zustandekommen eines Betreuungsvertrages.  

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und der weiteren Datenschutzgesetze

a)       Im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) Recht auf jederzeitigen Widerruf

b)       Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten  (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

c)       Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO i. V. mit § 12 Abs. 3 KiBiz i. V. mit §§ 47 und 98 ff SGB VIII

d)      Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und die dem Studierendenwerk übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO i. V. mit § § 2 StWG NRW, § 12 KiBiz NRW, § 10 KiBiz NRW i. V. mit § 34 Abs. 10a IfSG, § 34 Abs. 5 Satz 2 IfSG, § 22 ff SGB VIII, § 8a SGB VIII, §§ 61 ff SGB VIII, § 13 b und c KibiZ NRW i. V. mit Einverständniserklärung, § 23 Abs. 4 KiBiz NRW.

e)       Im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO) Unsere berechtigten Interessen hierbei sind: Prüfung der Berechtigung, Prüfung der Einhaltung der Vergabekriterien.  

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten werden durch die Online-Bewerbungstools der Kommunen direkt an uns übermittelt. Die Verantwortung für die Online-Bewerbungstools tragen alleine die Kommunen. Ihre Daten werden intern nur von unseren Beschäftigten in den Kindertageseinrichtungen verarbeitet und intern an unsere (kaufmännische) Verwaltung übermittelt, um z.B. den Mittagsverpflegungszuschuss abzurechnen. Die Fotos der Kinder werden bei Vorliegen Ihres schriftlichen Einverständnisses an die Stelle Öffentlichkeitsarbeit zwecks Veröffentlichung weitergegeben. Sofern Fotos Ihres Kindes entwickelt werden, geschieht dies über den Online-Service von Rossmann, DM, Aldi. Es werden nur die Bilddaten hochgeladen, keine weiteren personenbezogenen Daten von Ihnen oder Ihrem Kind. In anonymisierter Form werden Ihre Daten gem. § 12 Abs. 3 KiBiZ an Landesbetrieb Information und Technik, die oberste Landesjugendbehörde, überörtlicher Träger der öffentlichen Jugendhilfe übermittelt. 

Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.  

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Der Betreuungsvertrag wird 10 Jahre aufbewahrt. Der Aufnahmeantrag, die Notfall- und Abholliste werden bei Austritt des Kindes aus der Kindertageseinrichtung sofort vernichtet. Die Vorbereitung für das Entwicklungsgespräch mit den Eltern wird 1 Jahr aufbewahrt. Die Bildungsdokumentation wird den Kindern bei Entlassung mitgegeben.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Wenn Sie durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung in dem Zeitraum bis zum Widerruf erfolgten ist, nicht berührt. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie jedoch, den Widerruf per Post oder E-Mail zu erklären, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerruf der Einwilligung“.
Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir die davon betroffenen personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeiten und löschen, es sei denn, eine gesetzliche Regelung erlaubt die weitere Verarbeitung (Art. 7 DS-GVO).  
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).  
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DS-GVO).  
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DS-GVO).  

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und die dem Studierendenwerk übertragen wurde) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen, an die am Anfang dieses Infoblatts angegebenen Kontaktdaten, bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“.  
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind, und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Ggf. werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren; hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.  
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten zu wenden, oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38 424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de 

Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen eines Aufnahmeantrags und des Betreuungsvertrages müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Betreuungsvertrag mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben eines Aufnahmeantrages nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Betreuungsvertrag zustande kommt. Soweit in einem Formular Daten erhoben werden, die keine Pflichtangaben sind, werden die „Pflichtfelder“ als solche gekennzeichnet, das Eingeben weiterer Daten ist dann freiwillig.  

Weitere Fragen zum Datenschutz

Bei weiteren Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner/innen, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, mit den oben angegebenen Kontaktdaten. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.  

Stand 23.05.2018