Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gewinnspielen

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist das

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld
Telefon: 0521 106 88600
E-Mail: info@stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Datenschutz
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld
E-Mail: dsb@stwbi.de
Telefonnummer: 0521 – 106 88675

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken? Welche Quellen nutzen wir?
Die von Ihnen angegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für das von Ihnen gewählte Gewinnspiel. Sofern eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Auswertung und Preisvergabe verwendet.

Im Rahmen eines Gewinnspiels müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Gewinnspiels und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Gewinnspiel mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls die Angaben nicht vollständig sind, kann es sein, dass keine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommen kann.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Gewinnspiel und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Gewinnspiel durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Gewinnspiel einsetzen, geschieht dies auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen.

Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.

Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Im Rahmen des von Ihnen gewählten Gewinnspiels müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Gewinnspiels und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Gewinnspiel mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls die Angaben nicht vollständig sind, kann es sein, dass keine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommen kann.

Wie lange werden die Daten gespeichert?
Kommt eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Bearbeitung und Auswertung, gelöscht werden sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wurden Sie als Gewinner ermittelt, bestehen steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für Buchungsbelege zehn Jahre und gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) für Geschäftsunterlagen sechs Jahre.

Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Gewinnspiel-Daten werden nach Eingang von der Abteilung Hochschulgastronomie bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.

Wenn eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt, werden alle erforderlichen Daten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Gewinnspiels benötigen: Abteilung Hochschulgastronomie, Unternehmenskommunikation, ggf. Rechnungswesen.

Wir nutzen für die Verwaltung des Gewinnspiels Standardsoftware einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird ggf. auch als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.

Weitere Empfänger Ihrer Daten können unter Umständen auch sonstige externe Dienstleister sein, zum Beispiel Pressefotografen, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß DSG NRW (Datenschutzgesetz NRW).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen
Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner oder unseren Datenschutzbeauftragten. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Oktober 2021