Datenschutzhinweise

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert das Studierendenwerk Bielefeld AöR über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieser Webseite sowie im weiteren Kontakt mit dem Studierendenwerk Bielefeld. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der EU Datenschutz-grundverordnung (EU-DS-GVO), des Datenschutzrechts des Landes Nordrhein-Westfalen sowie weiterer einschlägiger gesetzlicher Vorschriften.

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Studierendenwerk Bielefeld
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Telefon: +49 521 52327-0
E-Mail: info@i-like-no-spam.stwbi.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 
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Verarbeitung personenbezogener Daten
Beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung unserer Angebote werden personenbezogene Daten verarbeitet. Für den technischen Betrieb der Website und einzelne Services arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, die wir datenschutzrechtskonform auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 EU-DS-GVO verpflichtet haben.

Beim Besuch dieser Website werden automatisch technische Zugriffsdaten erfasst und verarbeitet. Dazu gehören insbesondere:

• Name der aufgerufenen Seite oder Datei 
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs 
• übertragene Datenmenge 
• Meldung über den erfolgreichen Abruf 
• Browsertyp und Browserversion 
• verwendetes Betriebssystem  
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite) 
• IP-Adresse 
• anfragender Provider 

Die Verarbeitung erfolgt über einen datenschutzkonform eingebundenen technischen Dienstleister.

Die Daten werden benötigt, um die Sicherheit und Stabilität der Website zu gewährleisten und Angriffe auf unsere Systeme erkennen und abwehren zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO (berechtigtes Interesse).

Darüber hinaus können die Daten in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken ausgewertet werden, beispielsweise zur Analyse der Nutzung unserer Website und zur technischen sowie inhaltlichen Optimierung unseres Online-Angebots. Auch dies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO.Die Daten werden frühestmöglich gelöscht oder anonymisiert.

Diese Website verwendet keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken. Soweit technisch notwendige Cookies eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich dem sicheren und funktionalen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden sich in den Datenschutzhinweisen.

a) Instagram

Wir betreiben ein eigenes Angebot auf der Social-Media-Plattform Instagram, die zum Meta-Konzern gehört. Personenbezogene Daten werden erst an den Plattformbetreiber übermittelt, wenn du einen Link auf unserer Webseite anklickst oder unser Angebot direkt bei Instagram aufrufst. Dabei öffnet sich ein neues Browserfenster und Daten werden an den jeweiligen Anbieter übertragen – auch wenn du dort kein Konto hast oder nicht eingeloggt bist.

Wir nutzen von Instagram bereitgestellte Nutzungsanalysen. Diese Daten werden von Meta bzw. Instagram erhoben und uns übermittelt, wenn du ein Konto besitzt und unsere Seite besuchst. Für diese Verarbeitung sind wir gemeinsam mit Meta bzw. Instagram verantwortlich. Das Studierendenwerk Bielefeld hat keinen Einfluss darauf, welche personenbezogenen Daten die Anbieter erheben oder wie sie verarbeitet werden. Die Einbindung der Social-Media-Verlinkungen erfolgt auf Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e EU-DSGVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG). Durch das aktive Anklicken entscheidest du selbst, ob Daten an Drittanbieter übertragen werden. Auch die Auswertung der Nutzungsanalysen dient der Erfüllung unserer Aufgaben und erfolgt auf dieser Rechtsgrundlage. Die Nutzungsdaten werden uns anonymisiert bereitgestellt.

Bitte beachte, dass einige Anbieter außerhalb der EU sitzen. Deine Daten können daher in Drittstaaten übermittelt werden, in denen möglicherweise kein angemessenes Datenschutzniveau besteht.

 Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland

Datenschutz: https://www.facebook.com/about/privacy/update?ref=old_policy, www.facebook.com/policies/cookies, https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content

Nutzungsbedingungen: de-de.facebook.com/legal/terms/update

b) YouTube

Wir betreiben ein eigenes Angebot auf dem Videoportal YouTube. Betreiber ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. YouTube gehört zum Google-Konzern.

Beim Start eines YouTube-Videos setzt YouTube Cookies ein und verarbeitet Nutzungsinformationen. Wenn du das Speichern von Cookies in Deinem Browser deaktivierst, kannst du diese Verarbeitung einschränken. Beim Aufruf von YouTube wird zudem eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird übermittelt, welche Seiten du besuchst. Wenn du in deinem YouTube-Konto eingeloggt bist, kann YouTube dein Surfverhalten deinem Profil zuordnen. Dies kannst du verhindern, indem du dich vor der Nutzung unserer digitalen Angebote bei YouTube ausloggst.

Wir verwenden von YouTube bzw. Google bereitgestellte Nutzungsanalysen. Diese Daten werden erhoben und an uns übermittelt, wenn du ein Konto besitzt und unsere Seite besuchst. Für diese Verarbeitung sind wir gemeinsam mit YouTube bzw. Google verantwortlich. Das Studierendenwerk Bielefeld hat keinen Einfluss darauf, welche personenbezogenen Daten die Anbieter erheben oder wie sie verarbeitet werden. Die Einbindung der YouTube-Verlinkungen erfolgt auf Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e EU-DSGVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG). Durch das aktive Anklicken entscheidest du selbst, ob personenbezogene Daten an Drittanbieter übertragen werden. Auch die Auswertung der Nutzungsanalysen dient der Erfüllung unserer Aufgaben und erfolgt auf dieser Rechtsgrundlage. Die Nutzungsdaten werden uns anonymisiert bereitgestellt.

Bitte beachte, dass einige Anbieter außerhalb der EU sitzen. Deine Daten können daher in Drittstaaten übermittelt werden, in denen möglicherweise kein angemessenes Datenschutzniveau besteht.

Datenschutz: www.google.de/intl/de/policies/privacy/

Für die Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen und digitalen Besprechungen nutzen wir den Dienst „Microsoft Teams“ der Microsoft Ireland Operations Limited.

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Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen und digitalen Kommunikationsformaten mit internen und externen Teilnehmenden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft Teams können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Profilbild (sofern hinterlegt)
• Audio- und Videodaten
• Chat- und Kommunikationsinhalte
• Metadaten zum Meeting (z. B. Zeitpunkt, Dauer, Teilnehmende)
• technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse)

Die Bereitstellung von Audio- und Videodaten kann durch die Nutzer:innen jederzeit selbst gesteuert werden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem gesetzlichen Auftrag des Studierendenwerks Bielefeld sowie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Durchführung des Meetings im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis oder vorvertraglichen Maßnahmen erfolgt.

Empfänger der Daten

Für die Bereitstellung des Dienstes wird Microsoft Teams genutzt:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Microsoft ist verpflichtet, geeignete Datenschutzgarantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten.

Aufzeichnungen

Eine Aufzeichnung von Meetings erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern in Ausnahmefällen eine Aufzeichnung vorgesehen ist, werden die Teilnehmenden hierüber vorab informiert.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung der Online-Kommunikation erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

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Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken?
Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze nutzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren. Die dort angegebenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Vergabe und Verwaltung der Wohnheimplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Anspruch auf Abschluss eines Mietvertrags.

Kommt ein Mietvertrag zustande, verarbeiten wir deine Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses. Dabei verarbeiten wir die Daten, die du uns im Bewerbungsverfahren, beim Vertragsabschluss, während des Mietverhältnisses oder bei dessen Beendigung zur Verfügung stellst.

Die Daten werden grundsätzlich direkt bei dir erhoben.

Dein Name kann außerdem für Klingel-, Briefkasten- oder Türschilder verwendet werden. In Wohngemeinschaften kann es gemeinsame Klingeln oder Briefkästen geben.

Wenn du eine Schlüsselkarte oder einen Zugangscode erhältst, speichern wir aus technischen Gründen Informationen zur Zuordnung sowie Zeitpunkte der Nutzung. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für Betriebssicherheit, Wartung und ggf. zur Aufklärung von Missbrauchsfällen.

Bei der Nutzung technischer Geräte oder Maschinen in den Wohnanlagen können Betriebs- oder Protokolldaten entstehen, die unter Umständen personenbezogen sind. Diese Daten werden ebenfalls nur für Betriebssicherheit, Wartung und Missbrauchsaufklärung verarbeitet.

Soweit Videoüberwachung auf Wohnheimgrundstücken oder in Gebäuden eingesetzt wird, sind die überwachten Bereiche entsprechend gekennzeichnet. Eine verdeckte Videoüberwachung erfolgt nur in Ausnahmefällen bei konkretem Verdacht auf Straftaten und unter Beachtung der Datenschutzvorschriften.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Mietvertrags,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Du eine Einwilligung erteilt hast.

Im Fall rechtlicher Auseinandersetzungen kann eine Verarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erfolgen.

Im Rahmen eines Mietverhältnisses musst du die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für Abschluss, Durchführung und Beendigung des Mietvertrags erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten kann kein Mietvertrag durchgeführt werden. Weitere Angaben sind freiwillig. Unvollständige Bewerbungen können dazu führen, dass kein Mietverhältnis zustande kommt.

Speicherdauer
Deine Bewerbung wird ab Antragstellung 12 Monate gespeichert. Erfolgt innerhalb dieses Zeitraums keine Aktualisierung durch dich, wird die Bewerbung automatisch gelöscht.

Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir deine Daten für die Dauer des Mietverhältnisses sowie anschließend entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten in der Regel für 10 Jahre nach Ende der Mietzeit.

Wer erhält Deine Daten?
Auf deine Bewerbungsdaten haben nur die Personen Zugriff, die diese für das Bewerbungs- oder Mietverfahren benötigen. Bei einem Mietvertrag können insbesondere folgende Bereiche Zugriff erhalten:

• Wohnungsverwaltung
• Hausverwaltung
• Mietbuchhaltung
• ggf. Rechnungswesen/Mahnwesen

Für Bewerberverwaltung, Vergabe und Wohnplatzverwaltung nutzen wir einen spezialisierten Software-Dienstleister. Dieser kann im Rahmen von Wartung und Support Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben werden dabei eingehalten.

Weitere Empfänger können externe Dienstleister wie z. B. Reinigungsunternehmen sein, soweit dies erforderlich ist.

Die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Deine Datenschutzrechte
Du hast nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Dabei gelten gegebenenfalls gesetzliche Einschränkungen, insbesondere nach dem DSG NRW.

Wenn du Deine Rechte geltend machen möchtest, prüfen wir die gesetzlichen Voraussetzungen und können gegebenenfalls einen Identitätsnachweis verlangen.

Du kannst dich außerdem jederzeit an unsere Ansprechpartner:innen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Darüber hinaus hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der:

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Widerruf von Einwilligungen
Du kannst eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann formfrei erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Mitteilung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ sowie deinem Namen und deiner Adresse.

Bereits erfolgte Datenverarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt. Außerdem kann eine weitere Verarbeitung zulässig sein, wenn dafür eine andere gesetzliche Grundlage besteht.

Widerspruchsrecht
Du kannst aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einlegen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir um Mitteilung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ sowie deinem Namen und deiner Adresse.

Im Falle eines berechtigten Widerspruchs verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe oder gesetzliche Ansprüche stehen dem entgegen.

Weitere Informationen
Wenn du weitere Informationen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten möchtest, kannst du dich jederzeit an unsere Ansprechpartner:innen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Bitte beachte, dass sich Bearbeitungen bei Urlaub oder Krankheit verzögern können.

Stand: Mai 2026

Verantwortlich für die Datenverarbeitung 

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Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
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Welche Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags benötigen.

Daten aus dem Aufnahmeantrag

Daten des Kindes

• Name, Vorname 
• Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit 
• Familiensprache und Mehrsprachigkeit 
• Anschrift 
• gewünschter Aufnahmetermin 
• Besonderheiten, z. B. Allergien oder Förderbedarf 
• Angaben zu Geschwistern 
• bisherige Betreuungssituation 

Daten der Sorgeberechtigten

• Name und Anschrift 
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse 
• Angaben zu Alleinerziehendenstatus 
• Zugehörigkeit zu Hochschule, Universität oder Studierendenwerk 
• Status als Studierende:r oder Beschäftigter 
• ggf. Nachweise wie Semesterbescheinigungen 

Daten aus dem Betreuungsvertrag und der Kinderakte

Zusätzlich verarbeiten wir u. a.:

• Krankenversicherung
• Betreuungszeiten und Vertragslaufzeiten 
• Nachweise und Dokumentationen nach KiBiz 
• Kontaktdaten für Notfälle 
• Abholberechtigungen
• Entwicklungs- und Bildungsdokumentationen 
• Protokolle von Elterngesprächen 
• Unterlagen zum Kindeswohl oder Förderbedarf 

Die Bildungsdokumentation (z. B. Fotos, Lerngeschichten oder Zeichnungen) wird den Eltern beim Verlassen der Kita ausgehändigt.

Foto- und Videoaufnahmen
Wir fotografieren und filmen Kinder z. B. bei Ausflügen, Feierlichkeiten oder im Kita-Alltag. Die Aufnahmen dienen:

• der Bildungsdokumentation nach KiBiz 
• der internen Nutzung in der Kita 
• der Darstellung unserer pädagogischen Arbeit 
• Veröffentlichungen im Internet, in sozialen Medien oder Flyern des Studierendenwerks (nur mit gesonderter Einwilligung) 

Du kannst deine Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen. Bereits veröffentlichte oder weitergegebene Aufnahmen können jedoch nicht immer vollständig zurückgeholt oder aus dem Internet entfernt werden.

Datenverarbeitung über „Little Bird“

Zusätzlich werden Daten über das Vormerksystem „Little Bird“ verarbeitet.

Dabei können insbesondere folgende Daten erhoben werden:

Zum Kind

• Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht 
• Anschrift 
• gewünschtes Aufnahmedatum 
• Betreuungszeiten
• Geschwisterdaten
• frühere Betreuungssituation 
• freiwillige Angaben zur Religion 

Zu den Sorgeberechtigten

• Kontaktdaten 
• Familienstand 
• Beschäftigungsdaten
• Angaben zum Sorgerecht 
• freiwillige Angaben zur Religion 

Welche Quellen nutzen wir?

Die Daten werden in der Regel direkt bei dir erhoben.

Die Vormerkung für einen Kita-Platz erfolgt über kommunale Online-Portale. Für diese Portale sind ausschließlich die jeweiligen Kommunen verantwortlich. Nach einer Vormerkung erhalten die Kita-Leitungen Zugriff auf die eingetragenen Daten zur Bearbeitung der Warteliste.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck:

• der Prüfung und Vergabe von Kita-Plätzen 
• des Zustandekommens und der Durchführung des Betreuungsvertrags 
• der Erfüllung gesetzlicher Pflichten 
• der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation 
• der Organisation des Kita-Betriebs 

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) 
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) 
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. gesetzlichen Verpflichtungen 
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 2 StWG NRW, KiBiz NRW, SGB VIII und IfSG 
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Prüfung der Vergabekriterien 

Wer erhält deine Daten?

Die Daten werden intern ausschließlich von Beschäftigten verarbeitet, die diese für ihre Aufgaben benötigen.

Empfänger können insbesondere sein:

• Beschäftigte der Kindertageseinrichtungen 
• kaufmännische Verwaltung 
• öffentliche Stellen nach gesetzlichen Vorgaben 
• Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung 

Fotos können bei Vorliegen einer Einwilligung an die Öffentlichkeitsarbeit weitergegeben werden.

Für die Entwicklung von Fotos nutzen wir Online-Services wie Rossmann, dm oder Aldi. Dabei werden nur Bilddaten hochgeladen.

Anonymisierte Daten werden gemäß § 12 Abs. 3 KiBiz an zuständige Landesstellen übermittelt.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland und der EU. Eine Übermittlung in Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet nicht statt.

Speicherdauer

• Betreuungsverträge: 10 Jahre 
• Aufnahmeanträge, Notfall- und Abhollisten: Löschung beim Austritt des Kindes 
• Unterlagen zur Vorbereitung von Entwicklungsgesprächen: 1 Jahr 
• Bildungsdokumentationen: Übergabe an die Eltern bzw. Kinder beim Verlassen der Kita 

Deine Datenschutzrechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) 
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) 
• Löschung (Art. 17 DSGVO) 
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) 
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) 
• Widerruf erteilter Einwilligungen 
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) 

Wenn du eine Einwilligung widerrufst, bleibt die bis dahin erfolgte Verarbeitung rechtmäßig.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an uns oder den Datenschutzbeauftragten wenden. Gegebenenfalls müssen wir deine Identität überprüfen.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der:

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für den Aufnahmeantrag und den Betreuungsvertrag musst du die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für Abschluss, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich sind.

Ohne diese Daten kann kein Betreuungsvertrag abgeschlossen oder durchgeführt werden. Weitere Angaben sind freiwillig. Unvollständige Angaben können dazu führen, dass kein Betreuungsvertrag zustande kommt.

Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet.

Weitere Fragen zum Datenschutz
Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit an deine Ansprechpartner:innen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Bitte beachte, dass sich Bearbeitungen bei Urlaub oder Krankheit verzögern können.

Stand: 23.05.2018

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Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?

Im Rahmen der Nutzung der KITA-App verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Organisation und Durchführung der Kita-Betreuung.

Daten der Sorgeberechtigten

Stammdaten

• interne Benutzerkennung und Passwort 
• Vor- und Nachname 
• E-Mail-Adresse 
• Adresse 
• Telefonnummer 

Protokolldaten

• Anmeldedatum und -zeit 
• Login-Name 
• App-Typ und Versionsnummer  

Kommunikationsdaten

• Nachrichteninhalte 
• An- und Abmeldungen 
• Rückmeldungen 
• Termine

Daten der Kinder

Verwaltung und Dokumentation

• Entwicklungsdokumentationen und Beobachtungsbögen 
• Anwesenheitsverwaltung 

Stammdaten

• Vor- und Nachname 
• Gruppenzugehörigkeit 

Optionale Angaben

• Geburtsdatum 
• Teilnahme am Mittagessen 
• Abholzeiten 
• Gesundheitsdaten 

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO im Rahmen des Vertragsverhältnisses.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Werden Daten auf Grundlage einer Interessenabwägung verarbeitet, hast du das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Löschung erfolgt durch die Kita-Leitung.

Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, werden die betreffenden Daten für die Dauer dieser Fristen gespeichert – allerdings nicht in der App selbst, sondern als Datei auf den Servern des Studierendenwerks oder in Papierform.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Speicherung erforderlich ist.

Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur:

• wenn dies zur Durchführung des jeweiligen Vorgangs erforderlich ist, 
• auf Grundlage einer Interessenabwägung nach Art. 6 DSGVO, 
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder 
• mit Deiner Einwilligung. 

Eine Übermittlung an Drittstaaten oder internationale Organisationen findet nicht statt.

Deine Rechte

Du hast folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO 
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO 
• Löschung nach Art. 17 DSGVO 
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO 
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO 
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO 
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO 

Die vollständigen Betroffenenrechte findest du in der DSGVO:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@i-like-no-spam.ldi.nrw.de

Weitere Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit an deine Ansprechpartner:innen oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung 

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2
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Telefon: +49 521 52327-0
E-Mail: info@i-like-no-spam.stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
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E-Mail: dsb@i-like-no-spam.stwbi.de 

Welche Daten verarbeiten wir und warum?

Wir verarbeiten die Daten, die du uns im Zusammenhang mit einem Cateringauftrag mitteilst. Die Daten werden grundsätzlich direkt bei dir erhoben.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur:

• Bearbeitung deiner Cateringanfrage, 
• Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des Cateringvertrags, 
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, 
• Abrechnung des Caterings. 

Ohne die erforderlichen personenbezogenen Daten können wir kein Catering durchführen. Weitere Angaben sind freiwillig. Unvollständige Angaben können dazu führen, dass kein Vertrag zustande kommt. 

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir deine Daten?

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und des Cateringvertrags, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Durchführung des Caterings, z. B. beim Einsatz von Dienstleistern oder technischer Systeme, 
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Du uns eine Einwilligung erteilt hast. 

Auch nach einem Widerruf kann eine weitere Verarbeitung zulässig sein, wenn dafür eine andere gesetzliche Grundlage besteht.

Soweit Daten zur Rechtsverfolgung erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Wie lange speichern wir Deine Daten?

Kommt ein Cateringvertrag zustande, speichern wir deine Daten für die Dauer der Auftragsbearbeitung und Abrechnung.

Anschließend löschen wir die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:

• 10 Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 AO), 
• 6 Jahre für Geschäftsunterlagen (§ 257 Abs. 1 HGB). 

Wer erhält deine Daten?

Zugriff auf deine Daten erhalten nur Personen, die diese für die Durchführung des Caterings benötigen, insbesondere:

• Cateringabteilung
• Fuhrpark und Lager
• Gastro-Produktion
• Rechnungswesen

Außerdem setzen wir externe Dienstleister ein, z. B. Softwareanbieter oder Reinigungsunternehmen. Diese erhalten Daten nur, soweit dies erforderlich ist und unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Rechte hast Du?

Du hast folgende Rechte nach der DSGVO:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), 
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO), 
• Löschung (Art. 17 DSGVO), 
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), 
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), 
• Widerruf erteilter Einwilligungen, 
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). 

Dabei gelten gegebenenfalls gesetzliche Einschränkungen nach dem DSG NRW.

Wenn du eines dieser Rechte ausüben möchtest, prüfen wir die gesetzlichen Voraussetzungen und informieren dich entsprechend. Gegebenenfalls müssen wir deine Identität prüfen.

Du kannst ich jederzeit an unsere Ansprechpartner:innen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4
40213 Düsseldorf

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Der Widerruf ist formfrei möglich. Aus Nachweisgründen bitten wir um Mitteilung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ sowie deinem Namen und deiner Adresse.

Widerspruchsrecht

Du kannst jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten widersprechen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

Der Widerspruch ist formfrei möglich. Aus Nachweisgründen bitten wir um Mitteilung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ sowie deinem Namen und deiner Adresse.

Im Falle eines berechtigten Widerspruchs verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe oder gesetzliche Ansprüche sprechen dagegen.

Weitere Informationen

Wenn du weitere Informationen zum Datenschutz möchtest, wende dich bitte an unsere Ansprechpartner:innen oder unseren Datenschutzbeauftragten.

Stand der Datenschutzhinweise: Mai 2026

Befragungen werden technisch über das Portal der Firma NetQues abgewickelt. Die datenschutzkonforme Behandlung der Daten stellen wir über eine entsprechende Datenschutzvereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DS-GVO sicher.

Hier erhalten Sie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Amt für Ausbildungsförderung, wenn ein Antrag auf Ausbildungsförderung gestellt wurde, für dessen Bearbeitung das Studierendenwerk Bielefeld zuständig ist, sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Datenschutzinformation umfasst nicht die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit einem Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG, hierzu finden Sie im Anschluss die speziellen Informationen zum Datenschutz bei einem Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG. 

Übersicht:

1. An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? 

2. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet? 

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet? 

4. Welche Daten werden verarbeitet, und woher stammen sie? 

5. Wer bekommt Ihre Daten? 

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? 

7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person? 

9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten? 

1. An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? 

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: 

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Amt für Ausbildungsförderung
Universitätsstraße 25, 33615 Bielefeld
Telefon: +49 521 52327-100
E-Mail: bafoeg@i-like-no-spam.stwbi.de
Internet: https://www.studierendenwerk-bielefeld.de

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: 

Sabine Link, Datenschutzbeauftragte der Ämter für
Ausbildungsförderung bei den Studierendenwerken NRW,
c/o Akademisches Förderungswerk AKAFÖ AöR
E-Mail: datenschutz-bafoeg@i-like-no-spam.studierendenwerke-nrw.de

2. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet? 

Wenn Sie einen Antrag auf Ausbildungsförderung gemäß BAföG gestellt haben oder im Rahmen der Bearbeitung eines solchen Antrags zur Mitwirkung verpflichtet sind, werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet: 

• Beratung zur Studienfinanzierung, insbesondere zu einem Anspruch auf Ausbildungsförderung gemäß Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG)
• Erfassung und Bearbeitung des Antrags auf Ausbildungsförderung, Anforderung vollständiger Informationen. Sofern auch ein Antrag auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG gestellt wird, werden Ihre Daten auch zu dessen Bearbeitung verarbeitet. Einzelheiten zur Datenverarbeitung speziell nach der Stellung eines Antrags auf Vorausleistung finden Sie in der unten angefügten speziellen Datenschutzinformation 
• Treffen aller Feststellungen, die zur Entscheidung über den Antrag erforderlich sind 
• Entscheidung über den Antrag, Erlass eines bewilligenden oder ablehnenden Bescheides und ggf. Änderung des Bescheides 
• Entscheidung zu Auszahlungen, Verwaltung und Beendigung der Ausbildungsförderung 
• Rückforderung von zu Unrecht erhaltener Ausbildungsförderung einschließlich eventueller Stundungs- und Vollstreckungsmaßnahmen 
• Übermittlung der erforderlichen Daten an die Kreditanstalt für Wiederaufbau bzw. das Bundesverwaltungsamt entsprechend deren Zuständigkeiten für die Darlehensverwaltung und -rückforderung 
• Bearbeitung von ggf. eingelegten Widersprüchen, Erlass eines Widerspruchsbescheides 
• Führen eines gerichtlichen Klageverfahrens, falls dies erforderlich sein sollte und Erfüllung unserer damit zusammenhängenden Aufgaben und Pflichten, insbesondere das Führen der Akten, elektronische Datenverwaltung im BAföG-Fachprogramm, Auswertung zu statistischen Zwecken, sowie zur Erfüllung aller Tätigkeiten, die uns als Amt für Ausbildungsförderung gemäß dem Bundesausbildungsförderungsgesetz BAföG zugewiesen sind. 

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet? 

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung eines Antrags auf Ausbildungsförderung und bei allen Tätigkeiten im Zusammenhang mit BAföG-Leistungen erfolgt auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. § 41 BAföG sowie §§ 67 a und 67 b SGB X zur Erfüllung unserer Aufgaben als Amt für Ausbildungsförderung. Falls Sie eine Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage der Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. 

4. Welche Daten werden verarbeitet, und woher stammen sie? 

Die Datenkategorien sind aus den abgefragten Datenfeldern in den BAföG-Formblättern, Vordrucken und ergänzenden Bearbeitungsformularen ersichtlich, insbesondere 

• Stammdaten, z.B. Name, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Familienstand und Elternschaft, Staatsangehörigkeit, Bankverbindung 
• Vermögensdaten von antragstellenden Studierenden, Vermögensnachweise Einkommen von antragstellenden Studierenden, Eltern, Ehegatten oder Lebenspartnern, insbesondere Einkommenssteuernachweise, Daten zu Miet- bzw. Wohnverhältnissen, Beschäftigungsverhältnissen, Kranken-, Renten- und Pflegeversicherungen, zu Unterhaltsansprüchen, ggf. Daten zu einer vorliegenden Behinderung oder zu außergewöhnlichen Belastungen 
• Daten zur Leistungsgewährung und ggf. zur Rückforderung, z. B. Leistungszeitraum, -höhe und -art, ggf. Zahlungsfähigkeit bei Rückforderungen 
• Daten zum Studium, insbesondere Leistungsübersicht, ggf. für den Studienfortschritt relevante Gesundheitsdaten 

Zusätzlich werden Bearbeitungsdaten verarbeitet, wie z. B. Zugangs- bzw. Versanddaten, Aktennotizen oder sonstige Verwaltungsdaten. 

Die Daten stammen von den Antragstellenden selbst sowie den in den Antragsformularen genannten Quellen, zum Beispiel von Eltern, dem Ehegatten/der Ehegattin oder dem Lebenspartner/der Lebenspartnerin. Zudem werden – soweit dies rechtlich zulässig und für die Sachbearbeitung erforderlich ist – personenbezogene Daten im Rahmen der Amtsermittlung erhoben, wie z. B. bei einer Anschriftenermittlung oder bei einer Überprüfung und Bearbeitung von Angaben. Immatrikulationsdaten können durch Datenabruf direkt von der Hochschule erhoben werden, sofern die Einschreibeordnung der Hochschule dies ermöglicht und alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

5. Wer bekommt Ihre Daten? 

Ihre Daten werden von den Beschäftigten des Studierendenwerks verarbeitet, durch die jeweils zuständigen Personen. Zuständig sind nicht nur einzelne Beschäftigte, sondern arbeitsteilig die Teams mit Stellvertretungen und Vorgesetzten. Post und E-Mails werden entsprechend der internen Zuständigkeitsregelungen zur Bearbeitung intern weitergeleitet, das gilt insbesondere im Falle von Abwesenheit (Urlaub, Krankheit etc.). Es erfolgt eine Übermittlung der erforderlichen Daten an diejenigen Stellen, die entsprechend der gesetzlichen Festlegungen in Ihrer jeweiligen Studienfinanzierung für die Darlehensverwaltung oder Darlehensrückforderung zuständig sind, insbesondere an das Bundesverwaltungsamt und die Kreditanstalt für Wiederaufbau. Im zulässigen Umfang werden auch Dienstleister in die Bearbeitung einbezogen, die Ihre Daten vertragsgebunden verarbeiten und zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet sind, insbesondere IT-NRW (Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen) als IT-Dienstleister und als Rechenzentrum für das Fachprogramm zur BAföG-Verwaltung. 

Ihre personenbezogenen Daten können außerdem an folgende Empfänger übermittelt werden: 

• Die im Rahmen des Antrags gemachten Angaben zu Ihrem Einkommen sowie zum Einkommen Ihres Ehegatten/Ihrer Ehegattin oder Ihres Lebenspartners/Ihrer Lebenspartnerin und ggf. zum Einkommen Ihrer Eltern können beim zuständigen Sozialleistungsträger, beim Sozialversicherungsträger, beim Finanzamt und bei dem jeweiligen Arbeitgeber sowie durch eine Kontenabfrage nach § 93 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. 
• Die im Rahmen des Antrags gemachten Angaben zu Ihrem Vermögen können durch einen Datenabgleich (§ 41 Abs. 4 BAföG i. V. m. § 45d EStG) und durch eine Kontenabfrage nach § 93 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. 
• Die geleisteten Darlehen einschließlich der zugehörigen personenbezogenen Daten werden von uns zum Zweck des Darlehenseinzugs dem Bundesverwaltungsamt (BVA) übermittelt (§ 39 Abs. 2 BAföG). 
• Im Fall der Inanspruchnahme von Ausbildungsförderung in Form eines verzinslichen Bankdarlehens der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) nach § 18c BAföG werden die für die Darlehensrückerstattung erforderlichen Daten zwischen der KfW und dem Bundesverwaltungsamt (BVA) ausgetauscht. 
• Ihre Daten, insbesondere Ihre Adressdaten bzw. Kontoinformationen, werden zur kassenmäßigen Abwicklung der Leistungen (z.B. Auszahlung der Gelder) an die zuständige Landeskasse und von dieser an Kreditinstitute (z.B. kontoführende Bank des Auszubildenden) weitergegeben. 
• Im Falle einer nicht beglichenen Forderung gegen Sie werden Ihre personenbezogenen Daten an die in den Bundesländern zuständigen Vollstreckungsbehörden weitergegeben, z.B. an die für Vollstreckung zuständigen Amtsgerichte und Gerichtsvollzieher, je nach dem Landesvollstreckungsgesetz. Dies ist möglich, wenn Sie zum Beispiel eine Überzahlung erhalten haben, die von uns zurückgefordert, von Ihnen aber nicht bezahlt wird. 
• Zur Ausübung der Fach- und Rechtsaufsicht durch die zuständigen Behörden können Ihre Daten an diese Behörde weitergegeben werden, insbesondere an die Bezirksregierung Köln. Dies gilt ebenso im Falle von Prüfungen durch den Landes- oder den Bundesrechnungshof (Landeshaushaltsordnung, Bundeshaushaltsordnung).
• Die Daten zum Bezug des Kranken- und Pflegeversicherungszuschlags werden im Rahmen des Meldeverfahrens nach § 10 Abs. 4b EStG an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen der deutschen Rentenversicherung (ZfA) weitergegeben. 
• Im Rahmen der Antragsbearbeitung können auch Rentenstellen zum Einkommen befragt und Ihre Daten an das zuständige Jobcenter/an die zuständige Agentur für Arbeit (ARGE) oder andere zuständige Leistungsträger weitergegeben werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. 
• Die Angaben zum Einkommen eines Elternteils, des Ehegatten/der Ehegattin oder des Lebenspartners/der Lebenspartnerin werden dem Auszubildenden im Bewilligungsbescheid (BAföG-Bescheid) mitgeteilt. Elternteile, der Ehegatte/die Ehegattin oder der Lebenspartner/die Lebenspartnerin des Auszubildenden können der Weitergabe dieser Daten an den Auszubildenden mit Ausnahme des Betrages des angerechneten Einkommens unter 
• Angabe von Gründen widersprechen (Einkommensunterdrückung nach § 50Abs. 2 S. 3 BAföG). Fallbezogen hat gegebenenfalls eine Abwägung mit Interessen des Auszubildenden zu erfolgen, die einer Einkommensunterdrückung entgegenstehen könnten. 

In Einzelfällen sind im gesetzlich vorgegebenen zulässigen Rahmen weitere Übermittlungen möglich. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt und auch nicht an eine internationale Organisation. 

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? 

Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen des Bundes und der Länder für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Speicherdauer von personenbezogenen Daten kann bis zu 12 Jahre nach der letzten Rückzahlung des BAföG-Darlehensanteiles betragen, bevor die Daten endgültig gelöscht werden. BAföG Förderungsakten werden in der Regel 6 Jahre nach Ablauf der letzten Förderungshöchstdauer vernichtet bzw. gelöscht. 

7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

Falls notwendige Informationen zur Bearbeitung eines Antrags auf Ausbildungsförderung nicht vorliegen, hat dies in der Regel zur Folge, dass über den Antrag nicht abschließend entschieden werden und infolgedessen auch keine Förderungsleistung bzw. keine Fortsetzung der Ausbildungsförderung erfolgen kann, oder ggf. Leistungen nur unter Vorbehalt erfolgen. Bei der Verwaltung der Leistungen gemäß BAföG gilt das Sozialrecht: 

• Für die Antragstellenden gelten Mitwirkungspflichten gemäß §§ 60 bis 62, 65 SGB I: Wer Sozialleistungen beantragt oder erhält oder Leistungen zu erstatten hat, ist zur Bereitstellung der erforderlichen Daten verpflichtet. 
• Die Verpflichtung der Ausbildungsstätte, der Eltern, des Ehegatten/der Ehegattin oder des Lebenspartners/der Lebenspartnerin, des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, der Zusatzversorgungseinrichtung, zur Angabe der für die Bearbeitung erforderlichen Daten ergibt sich aus §§ 47, 48 BAföG. Die Auskunftsverpflichtung gemäß § 47 BAföG kann auch zwangsweise durchgesetzt werden. 

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person? 

Sie haben das Recht 

• auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, 
• auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, 
• auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, 
• auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, 
• der Verarbeitung zu widersprechen gemäß Art. 21 DSGVO. 

Gegebenenfalls gelten dabei die Besonderheiten und Einschränkungen des Sozialdatenschutzrechts. 

Für den Fall, dass für eine bestimmte Datenverarbeitung ausnahmsweise von Ihnen eine Einwilligung erforderlich war und erteilt wurde, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt. 

Um zu verhindern, dass eine unberechtigte Person Ihre Datenschutzrechte geltend machen kann, werden Sie gebeten, sich zur Ausübung dieser Rechte zu identifizieren. 

Es besteht ein Beschwerderecht bei unserer Datenschutzbeauftragten und bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: +49 211 38424-0, E-Mail: poststelle@i-like-no-spam.ldi.nrw.de

9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten? 

Zusätzlich zu diesem Informationsblatt wird auf alle Informationen verwiesen, die Ihnen schon über das Studierendenwerk vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und die Datenschutzbeauftragten. Diese helfen Ihnen gerne weiter.

Hier erhalten Sie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Stellung eines Antrags auf Vorausleistung gemäß § 36 BAföG.

Diese Datenschutzinformation erfolgt ergänzend zu der Datenschutzinformation „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“, die dort beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Verwaltung der Ausbildungsförderung gemäß BAföG findet weiterhin statt.

Übersicht

1. An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? 
2. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet? 
3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet? 
4. Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie? 
5. Wer bekommt Ihre Daten? 
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? 
7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person und wie können Sie weitere Informationen erhalten?

    

1. An wen können Sie sich wenden, wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Siehe oben, die Daten sind identisch mit den Angaben in der Datenschutzinformation „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“.

2. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?

Wenn Sie einen Antrag auf Vorausleistung gestellt haben oder als Elternteil im Rahmen der Bearbeitung eines solchen Antrags zur Mitwirkung verpflichtet sind, werden Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Beratung zur Vorausleistung 
• Antragsbearbeitung, Anforderung vollständiger Informationen, Treffen aller Feststellungen, die zur Entscheidung über die Ausbildungsförderung erforderlich sind 
• Erlass eines bewilligenden oder ablehnenden Bescheides und ggf. Änderung des Bescheides 
• Entscheidung zu Auszahlungen, ggf. Rückforderungen, Verwaltung und Beendigung von Vorausleistungen 
• Prüfung eines bürgerlich-rechtlichen Unterhaltsanspruches dem Grunde und der Höhe nach 
• Durchsetzung eines aufgrund von § 37 BAföG übergegangenen Unterhaltsanspruchs, auch ggf. im Klageweg. Dabei erfolgt die Anwendung und Beachtung der zivilrechtlichen Regelungen zum Unterhaltsrecht, insbesondere §§ 1601–1615n BGB 

und Erfüllung unserer damit zusammenhängenden Aufgaben und Pflichten, insbesondere das Führen der Akten, Datenverwaltung im BAföG-Fachprogramm, Auswertung zu statistischen Zwecken, sowie zur Erfüllung aller Tätigkeiten, die uns als Amt für Ausbildungsförderung gemäß dem Bundesausbildungsförderungsgesetz BAföG zugewiesen sind.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. § 41 BAföG sowie §§ 67 a und 67 b SGB X zur Erfüllung unserer Aufgaben als Amt für Ausbildungsförderung.

4. Welche Daten werden verarbeitet, und woher stammen sie?

Es werden die Daten verarbeitet, die schon aus der Förderungsakte bekannt sind, insofern wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation

verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „4. Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen sie?“

Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die uns bei der Beratung, im Rahmen unserer Antragsbearbeitung und im Rahmen der Verwaltung der Vorausleistung zur Verfügung gestellt werden.

Die Datenkategorien sind ersichtlich aus den abgefragten Datenfeldern des Antrags auf Vorausleistungen gemäß § 36 BAföG, insbesondere Stammdaten und Daten zur finanziellen Situation des/der antragstellenden Studierenden wie Einkommen, Kindergeld, Unterhalt oder Unterhaltsansprüche, um die Gefährdung der Ausbildung festzustellen.

Es werden außerdem die Daten verarbeitet, die entsprechend den Vorschriften des Unterhaltsrechts erforderlich sind, um festzustellen, ob ein gemäß § 37 BAföG übergegangener Unterhaltsanspruch besteht. Soweit dieser besteht, werden dann die Daten verarbeitet, die erforderlich sind, um diesen Anspruch gegen die Unterhaltsverpflichteten, das sind in der Regel ein Elternteil oder beide Elternteile, geltend zu machen. Diese Daten betreffen Verhältnisse des unterhaltsberechtigten studierenden Kindes und Verhältnisse beider Elternteile (einschließlich deren Ehegatte und aller Unterhaltsberechtigten). Alle Datenkategorien zur Feststellung und Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen oder Regressansprüchen werden dabei verarbeitet, das sind zum Beispiel:

• Verwandtschaftsverhältnisse, alle bestehenden Unterhaltspflichten oder –rechte 
• Zeitraum, Höhe und Art von geleistetem Unterhalt 
• Nachweise zu Darlehensbelastungen, Krediten etc. 
• Angaben zu eigengenutzten Immobilien 
• Dauer und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen 
• Einkommens- und Vermögensnachweise, gegebenenfalls auch Einkommensangaben zu den Einkünften des neuen Ehepartners eines Elternteils. Im Volljährigenunterhalt werden von den Elternteilen Daten zum Einkommen aus Vermögensanlagen wie zum Beispiel Dividenden, Zinserträge etc. abgefragt, aber keine Daten zum Vermögensstamm. 
• Daten der Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung, ggf. Daten zu einer vorliegenden Behinderung oder zu außergewöhnlichen Belastungen 
• Nachweise zu Lohnersatzleistungen (z. B. Krankengeld, Arbeitslosengeld) sowie zu sämtlichen anderen Sozialleistungen und Rentenbezügen 
• Daten zum Ausbildungs- und Studienverlauf des/der Auszubildenden, beispielsweise Abschlusszeugnisse oder Semesterbescheinigungen 
• Gesundheitsdaten des/der Auszubildenden, sofern sie für den Studienfortschritt relevant sind 

Die Daten stammen von den Antragstellenden selbst und von beiden zur Mitwirkung und Auskunft verpflichteten Elternteilen sowie ggf. weiteren in den Antragsformularen bzw. Vordrucken genannten Quellen. Zudem werden – soweit dies rechtlich zulässig und für die Sachbearbeitung erforderlich ist – personenbezogene Daten im Rahmen der Amtsermittlung erhoben.

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Es wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „5. Wer bekommt Ihre Daten“. Die dortige Beschreibung trifft auch hier zu.

Bei der Vorausleistung gilt darüber hinaus:

Die Eltern werden zu dem Antrag auf Vorausleistung in der Regel angehört. Wenn vom Amt für Ausbildungsförderung gegen die Eltern ein übergegangener Unterhaltsanspruch geltend gemacht wird, greifen unterhaltsrechtliche prozessuale Rechtsvorschriften. Das in Anspruch genommene Elternteil hat gegen das Amt für Ausbildungsförderung einen unterhaltsrechtlichen Auskunftsanspruch gemäß § 1605 BGB. Bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen kann das in Anspruch genommene Elternteil Daten des Kindes erhalten, die dem Amt für Ausbildungsförderung vorliegen, soweit das Amt für Ausbildungsförderung verpflichtet ist, gemäß § 1605 BGB Auskunft zu erteilen. Beispielsweise betrifft dies Semesterbescheinigungen als anspruchsbegründende Nachweise. Zudem ist das Amt für Ausbildungsförderung ggf. verpflichtet, gegenüber dem in Anspruch genommenen Elternteil die gemäß § 1605 BGB vorgeschriebene Auskunft über Einkünfte und Belastungen eines nicht in Anspruch genommenen Elternteils zu erteilen.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Daten des Vorausleistungsverfahrens werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen des Bundes und der Länder für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Insbesondere werden sie nicht gelöscht, bevor der übergegangene Unterhaltsanspruch vollständig bezahlt wurde, erwirkte gerichtliche Titel sind in der Regel 30 Jahre gültig.

Falls der übergegangene Unterhaltsanspruch bezahlt wurde, werden alle Daten spätestens 12 Jahre nach der letzten Rückzahlung des BAföG-Darlehensanteiles gelöscht.

Sofern keine Geltendmachung von Rechtsansprüchen mehr anhängig ist oder zu erwarten ist und sofern die übergegangenen Unterhaltsansprüche vollständig bezahlt sind, werden die Unterlagen des Vorausleistungsverfahrens in der Regel zusammen mit der Förderungsakte vernichtet bzw. gelöscht.

7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?“ Die dortige Beschreibung trifft auch hier zu.

Für die Eltern besteht, zusätzlich zur Auskunftsverpflichtung gemäß § 47 BAföG, im Vorausleistungsverfahren eine weitere Auskunftsverpflichtung:

Zur Feststellung und Geltendmachung des übergegangenen Unterhaltsanspruchs besteht für die Eltern gegenüber dem Amt für Ausbildungsförderung die Auskunftspflicht gemäß § 1605 BGB.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person und wie können Sie weitere Informationen erhalten?

Es wird auf den Text der oben mitgeteilten Datenschutzinformation verwiesen: „Informationen zum Datenschutz bei der Ausbildungsförderung gemäß BAföG“ unter „8. Welche Datenschutzrechte haben Sie als betroffene Person?“ und unter „9. Wie können Sie weitere Informationen erhalten?“ Die dortige Beschreibung trifft auch hier zu.

Stand: April 2021

Wir freuen uns, dass Du Dich für uns interessierst und Dich für eine Stelle in unserem Studierendenwerk bewirbst oder beworben hast. Mit den folgenden Informationen möchten wir Dir einen Überblick über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch uns und Deine Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kannst Du Dich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung 

Studierendenwerk Bielefeld
Morgenbreede 2
33615 Bielefeld
Telefon: +49 521 52327-0
E-Mail: info@i-like-no-spam.stwbi.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Studierendenwerk Bielefeld
Morgenbreede 2
33615 Bielefeld
E-Mail: dsb@i-like-no-spam.stwbi.de

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken? Welche Quellen nutzen wir?

Wir erheben die Daten, die du uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung zusendest oder mitteilst, insbesondere per Post, per E-Mail, im Telefonat oder im Gespräch. Falls du deine Daten bei einer Stellenvermittlung eingegeben hast und wir die Daten dort abgerufen haben, erhalten wir deine Daten von dieser Stellenvermittlung, dies teilen wir dir bei Kontaktaufnahme mit, soweit dir das nicht sowieso bekannt ist. Wir verarbeiten deine Daten, um deine Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Studierendenwerk) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist vorwiegend Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 18 NRW DSAnpUG-EU in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Alle Angaben stellst du freiwillig zur Verfügung, es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig sind, kann es sein, dass sich dies negativ auf den Erfolg der Bewerbung auswirkt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wenn deine Bewerbung erfolgreich ist, übernehmen wir deine Daten in unser Personalverwaltungssystem. Im Falle einer Absage werden die Daten von Bewerber:innen spätestens sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht, es sei denn, du erklärst dein ausdrückliches Einverständnis mit einer längerfristigen Speicherung für eine eventuell spätere freie Stelle, dann erfolgt die Löschung spätestens nach zwei Jahren.

Sofern wir dir Kosten erstattet haben, insbesondere im Rahmen der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch, bewahren wir deine Daten ausschließlich zum Zweck der Erfüllung von buchhalterischen Nachweispflichten soweit erforderlich für 10 Jahre auf.

Wer bekommt deine Daten?

Deine Daten werden nach Eingang deiner Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt.

In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen, dazu zählen neben der Fachabteilung insbesondere der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte, ggf. die Schwerbehindertenvertretung, ggf. die Jugend- und Ausbildungsvertretung, sowie ggf. weitere zuständige Stellen.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden deine Daten im Rahmen des Einstellungsprozesses weiterverarbeitet, dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Einstellungsverfahrens benötigen. Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Du hast das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß dem Landesdatenschutzgesetz NRW.

Solltest du von deinen oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und du erhältst von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir dich bitten, dich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden kannst du dich jederzeit an uns wenden, entweder an die dir bekannten Ansprechpartner:innen oder an unseren Datenschutzbeauftragten, die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten findest du am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du uns eine entsprechende Nachricht schickst. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe deines Namens und deiner Adresse.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach deinem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe deines Namens und deiner Adresse.

Legst Du berechtigt Widerspruch ein, werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie kannst du weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die dir schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn du weitere Informationen wünschst, wende dich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Dieser hilft dir gerne weiter. Bitte berücksichtige, dass im Falle von Urlaub oder Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt. Vielen Dank.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2018

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kannst Du Dich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Studierendenwerk Bielefeld
Morgenbreede 2
33615 Bielefeld
Telefon: +49 521 52327-0
E-Mail: info@i-like-no-spam.stwbi.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2
33615 Bielefeld
E-Mail: dsb@i-like-no-spam.stwbi.de

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken? Welche Quellen nutzen wir?

Die von dir angegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für das von dir gewählte Gewinnspiel. Sofern eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt, werden deine personenbezogenen Daten zum Zweck der Auswertung und Preisvergabe verwendet.

Im Rahmen eines Gewinnspiels musst du diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Gewinnspiels und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Gewinnspiel mit dir durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls die Angaben nicht vollständig sind, kann es sein, dass keine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt. 

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Gewinnspiel und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Gewinnspiel durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Gewinnspiel einsetzen, geschieht dies auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen.

Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.

Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Im Rahmen des von dir gewählten Gewinnspiels musst du diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Gewinnspiels und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Gewinnspiel mit dir durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls die Angaben nicht vollständig sind, kann es sein, dass keine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Kommt eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande, speichern wir deine Daten für die Dauer der Bearbeitung und Auswertung, gelöscht werden sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wurdest Du als Gewinner ermittelt, bestehen steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen 

• gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für Buchungsbelege zehn Jahre,
• gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) für Geschäftsunterlagen sechs Jahre.

Wer bekommt deine Daten?

Deine Gewinnspiel-Daten werden nach Eingang von der entsprechenden Fachabteilung bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.

Wenn eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt, werden alle erforderlichen Daten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Gewinnspiels benötigen.

Wir nutzen für die Verwaltung des Gewinnspiels Standardsoftware eines spezialisierten Software-Anbieters. Dieser wird ggf. auch als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von deinen personenbezogenen Daten erhalten, die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.

Weitere Empfänger deiner Daten können unter Umständen auch sonstige externe Dienstleister sein, zum Beispiel Pressefotografen, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft über die zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Für diese Rechte gelten gegebenenfalls die Einschränkungen nach dem DSG NRW (Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen). Solltest du von deinen oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und du erhältst von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir dich bitten, dich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden kannst du dich jederzeit an uns wenden, entweder an die dir bekannten Ansprechpartner:innen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten findest Du am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf. 

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Kommt eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande, speichern wir deine Daten für die Dauer der Bearbeitung und Auswertung, gelöscht werden sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wurdest Du als Gewinner ermittelt, bestehen steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen 

• gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für Buchungsbelege zehn Jahre,
• gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) für Geschäftsunterlagen sechs Jahre.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du uns eine entsprechende Nachricht schickst. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe eines Namens und deiner Adresse.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach deinem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe deines Namens und deiner Adresse.

Legst du berechtigt Widerspruch ein, werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie kannst du weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die dir schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn du weitere Informationen wünschst, wende dich bitte an unsere bekannten Ansprechpartner:innen oder unseren Datenschutzbeauftragten. Bitte berücksichtige, dass im Falle von Urlaub oder Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt. 

Stand dieser Datenschutzhinweise: Oktober 2021

Als Beschäftigte des Studierendenwerks Bielefeld geben wir dir hiermit die notwendigen Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit deinem Arbeitsverhältnis bei uns:

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2
33615 Bielefeld
Telefon: +49 521 52327-0
E-Mail: info@i-like-no-spam.stwbi.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2
33615 Bielefeld
E-Mail: dsb@i-like-no-spam.stwbi.de

Welche Daten von dir werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu deinen Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung deines Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z. B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.

Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).

Schließlich kommen auch noch Informationen über deine Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z. B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.

Für die betriebliche Altersversorgung werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an die Versicherer weitergegeben.

Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von dir verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für dich bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Beschäftigtendaten ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Unabhängig davon kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

Und schließlich können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage kann dann neben § 26 BDSG auch Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO sein.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben. So werden z. B. Abmahnungen in Personalakten ggf. kürzer gespeichert.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch in deinem Interesse ist oder du eine Einwilligung erteilt hast.

Solltest du z. B. nicht wollen, dass wir personenbezogene Daten von dir nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, dann teile uns das gerne beim Ausscheiden aus unserem Unternehmen mit. Bitte beachte, dass wir in dem Fall später nicht behilflich sein können, wenn du gegenüber der Rentenversicherung Sozialversicherungszeiträume nachweisen willst.

Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten von Beschäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z. B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls dir im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.

Ferner kann im Zusammenhang mit der betrieblichen Mitbestimmung oder Beteiligung eine Weitergabe an einen Personalrat, Gleichstellungs- und Schwerbehindertenbeauftragte erfolgen.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt zudem an Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und ggf. weitere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auch kann eine Weitergabe an die jeweils beauftragten Wirtschaftsprüfer erfolgen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der europäischen Union erfolgt nicht.

E-Mails an die von uns bereitgestellten E-Mail-Adressen werden systemtechnisch zunächst auf Schadsoftware oder Hinweise zu Spam-Mails geprüft. Endet die Prüfung positiv, werden die Mails in Quarantäne verschoben und dort durch unseren Fachbereich Informationstechnologien untersucht und ggf. gelöscht. Im negativen Fall leitet unser System die Mails dann an die Empfängeradresse weiter.

Eine automatische E-Mail-Archivierung erfolgt nicht. Der jeweilige Empfänger behandelt eine E-Mail wie Geschäftsbriefe und archiviert diese vorgangsbezogen entsprechend der gesetzlichen Vorgabe.

Die verantwortlichen Personen der Empfängeradressen sind angehalten, nicht relevante E-Mails zu löschen, sobald die Kommunikation abgeschlossen ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine Abspeicherung.

Diese Verarbeitung der uns von dir übermittelten Informationen liegt in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO, je nach Anliegen auch in Erfüllung unserer öffentlichen Aufgabe Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO oder zur Vertragsanbahnung Art. 6 I 1 b EU-DS-GVO).

Wir benötigen neben deiner E-Mail-Adresse daher auch weitere Angaben, um dich notfalls identifizieren zu können.

E-Mails an die Adresse helpdesk@i-like-no-spam.stwbi.de werden systemtechnisch zunächst auf Schadsoftware oder Hinweisen zu Spam-Mails geprüft. Endet die Prüfung positiv, werden die Mails in Quarantäne verschoben und dort durch unseren Fachbereich Informationstechnologien untersucht und ggf. gelöscht. Im negativen Fall leistet unser System die Mails dann an die Empfängeradresse weiter.

Relevante E-Mails werden in ein Ticketsystem übernommen und dort gespeichert. Wesentliche Daten sind hier Inhalt und Absenderadresse, sowie ein Zeitstempel des E-Mail-Eingangs. Zu Dokumentationszwecken werden Störungsmeldungen und Berechtigungsanfragen dauerhaft im Ticketsystem gespeichert.

Soweit personenbezogene Daten verwendet werden, die sich auf dich als natürliche Person beziehen, stehen dir gegenüber uns verschiedene datenschutzrechtliche Ansprüche zu.

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten sowie deren Herkunft, Empfänger und Zweck der Speicherung gemäß Art. 15 EU-DS-GVO, 
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten gemäß Art. 16 EU-DS-GVO, 
• Löschung deiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 EU-DS-GVO, 
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 EU-DS-GVO, 
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 EU-DS-GVO, 
• Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 EU-DS-GVO. 

Soweit wir deine Daten nicht zu Werbezwecken verarbeiten, bedarf ein Widerspruch eines Grundes, der sich aus deiner besonderen Situation ergibt.

Bei einem Widerspruch werden wir deine personenbezogenen Daten ab Eingang des Widerspruchs während der Prüfung nicht weiterverarbeiten und nach Abschluss der Prüfung – bei berechtigtem Widerspruch – löschen.

Eine uns übermittelte Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 I 1 a EU-DS-GVO) kannst du jederzeit widerrufen. In diesem Fall verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten nicht weiter, sofern keine gesetzliche Erlaubnis hierfür besteht.

Ein Widerspruch oder Widerruf lässt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung in der Vergangenheit unberührt.

Die dir zustehenden Rechte erfüllen wir unverzüglich und unentgeltlich. Wende dich dazu bitte an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten; Kontaktdaten findest du am Anfang dieses Datenschutzhinweises.

Schließlich hast du nach Art. 77 EU-DS-GVO das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.