Verwaltungsgebäude des Studierendenwerks Bielefeld,Außenansicht

Datenschutzhinweise
des Studierendenwerks

Art. 13, 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DS-GVO)

Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie gem. Art. 13, 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DS-GVO) über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Website www.studierendenwerk-bielefeld.de sowie im weiteren Kontakt mit dem Studierendenwerk Bielefeld. Wir betreiben diese Seite dabei unter Einhaltung sowohl der EU-DS-GVO als auch des einschlägigen Landesrechts, insbesondere des NRWDSAnpUG-EU und – hinsichtlich der uns obliegenden Aufgaben – des Studierendenwerksgesetzes (StWG) NRW.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2 - 4, 33615 Bielefeld
Telefon: +49 (0)521 106 88600
Telefax: +49 (0)521 106 88601
E-Mail: info(at)stwbi.de

Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter
Studierendenwerk Bielefeld AöR
Zu Händen des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2 - 4, 33615 Bielefeld
E-Mail: dsb(at)stwbi.de

Beim Besuch dieser Website und Nutzung der verschiedenen Angebote verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie nachstehend im Einzelnen beschrieben. Beim Betrieb der Website mit ihren vielfältigen Angeboten arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, die wir sorgfältig ausgewählt und datenschutzrechtskonform auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 EU-DS-GVO verpflichtet haben.

Telefonkontakt über unsere zentrale Telefonnummer: +49 (0)521 106 88600

Beim Besuch dieser Website und Nutzung der verschiedenen Angebote verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wie nachstehend im Einzelnen beschrieben. Beim Betrieb der Website mit ihren vielfältigen Angeboten arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen, die wir sorgfältig ausgewählt und datenschutzrechtskonform auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 EU-DS-GVO verpflichtet haben.

Ihr Browser übermittelt bei jedem Website-Besuch Zugriffsdaten, sog. Server-Logfiles, die wir – über einen externen, datenschutzkonform eingebundenen Dienstleister – verarbeiten, um die Systemsicherheit zu gewährleisten. Mit diesen werden insbesondere der Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider erfasst und an uns übermittelt. Diese Daten werden benötigt, um die Systemsicherheit zu gewährleisten, z.B. um bei einem Hackerangriff den Angreifer zu identifizieren und zu blockieren. Dies liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO). Mit diesen Daten ist auch eine Auswertung zu statistischen Zwecken möglich (Nutzungsumfang und Nutzerverhalten, z.B. Summe der Aufrufe unserer Website in einem Monat insgesamt und bezogen auf verschiedene Unterseiten), die wir nutzen, um die Gestaltung der Website zu optimieren. Auch dies liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO). Wir löschen bzw. anonymisieren diesen Datensatz frühestmöglich.

a) Instagram
Wir unterhalten ein eigenes Angebot auf der Social Media-Plattform Instagram. Instagram ist Teil des Facebook-Konzerns. Informationen Ihrerseits werden immer erst dann am dem Plattform-Betreiber übermittelt, wenn Sie auf einen der Links auf dieser Webseite klicken oder direkt unser Angebot bei den Drittanbietern aufrufen. Klicken Sie die Links an, öffnet sich jeweils ein neues Fenster Ihres Browsers und es werden Ihre Daten an die jeweiligen Anbieter übermittelt. Dies gilt auch dann, wenn Sie bei dem jeweiligen Anbieter kein eigenes Konto besitzen oder nicht eingeloggt sind.

Wir verwenden von Instagram übermittelte Nutzungsauswertungen. Diese Daten werden von Facebook bzw. Instagram erhoben und an uns übermittelt, wenn Sie ein Konto besitzen und unsere Seite dort besuchen. Hierbei sind wir für die Datenverarbeitung gemeinsam mit Facebook bzw. Instagram verantwortlich. Das Studierendenwerk Bielefeld hat keinen Einfluss darauf, welche personenbezogenen Daten diese Drittanbieter erheben und wie sie mit diesen umgehen. Dies ist uns auch nicht bekannt. Die Einbettung der Social Media-Verlinkungen liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG). Durch aktives Anklicken können Sie selbst entscheiden, ob von Ihnen personenbezogene Daten an die Drittanbieter übermittelt werden. Auch die Auswertung der von Facebook übermittelten Nutzungsanalysen dient der Erfüllung unserer Aufgabe und liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG). Die Bereitstellung der Nutzungsdaten via Facebook erfolgt in anonymisierter Form.

Bitte beachten Sie, dass einige dieser Anbieter außerhalb der EU ansässig sind und Ihre Daten daher vermutlich in Drittstaaten übermittelt werden, für die nicht notwendigerweise ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist. Weitere Angaben zum Umgang mit Ihren Daten erhalten Sie bei den jeweiligen Drittanbietern. Informationen dazu hier:

Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland
Datenschutzhinweise: https://www.facebook.com/about/privacy/update?ref=old_policywww.facebook.com/policies/cookies, Nutzungsbedingungen: https://de-de.facebook.com/legal/terms/update dort auch Instagram, zusätzlich: https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content

b) YouTube
Wir unterhalten ein eigenes Angebot auf dem Videoportal YouTube. YouTube ist Teil des Google-Konzerns. Betreiber ist YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.

Wird ein YouTube-Video gestartet, setzt der Anbieter Cookies ein, die Hinweise über das Nutzerverhalten sammeln. Wer das Speichern von Cookies für das Google-Ad-Programm deaktiviert hat, wird auch beim Anschauen von YouTube-Videos mit keinen solchen Cookies rechnen müssen. YouTube legt aber auch in anderen Cookies nicht-personenbezogene Nutzungsinformationen ab. Möchten Sie dies verhindern, so müssen Sie das Speichern von Cookies im Browser blockieren. Wenn Sie YouTube nutzen, wird eine Verbindung zu Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird YouTube mitgeteilt, welche Seiten Sie besuchen. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, kann YouTube Ihr Surfverhalten Ihnen persönlich zuzuordnen. Dies verhindern Sie, indem Sie sich vorher aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Wir verwenden von YouTube übermittelte Nutzungsauswertungen. Diese Daten werden von YouTube bzw. Google erhoben und an uns übermittelt, wenn Sie ein Konto besitzen und unsere Seite dort besuchen. Hierbei sind wir für die Datenverarbeitung gemeinsam mit YouTube bzw. Google verantwortlich. Das Studierendenwerk Bielefeld hat keinen Einfluss darauf, welche personenbezogenen Daten diese Drittanbieter erheben und wie sie mit diesen umgehen. Dies ist uns auch nicht bekannt. Die Einbettung der YouTube-Verlinkungen liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG). Durch aktives Anklicken können Sie selbst entscheiden, ob von Ihnen personenbezogene Daten an die Drittanbieter übermittelt werden. Auch die Auswertung der von YouTube übermittelten Nutzungsanalysen dient der Erfüllung unserer Aufgabe und liegt in unserem überwiegenden, berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO, § 3 DSG NRW, § 2 StWG). Die Bereitstellung der Nutzungsdaten via YouTube erfolgt in anonymisierter Form.

Bitte beachten Sie, dass einige dieser Anbieter außerhalb der EU ansässig sind und Ihre Daten daher vermutlich in Drittstaaten übermittelt werden, für die nicht notwendigerweise ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist. Weitere Angaben zum Umgang mit Ihren Daten erhalten Sie bei den jeweiligen Drittanbietern. Informationen dazu hier: www.google.de/intl/de/policies/privacy/

Für einige Serviceangebote sind wir auf Software-Kooperationen mit Drittanbietern angewiesen. Bei der Nutzung dieser Angebote werden Sie von unserer Webseite auf dritte Webseiten weitergeleitet oder per Link dazu eingeladen. Das betrifft den Bewerbungsbogen für einen Wohnheimplatz, die Bewerbung für einen Kitaplatz, die Teilnahme an der Gastronomie-Gästebefragung und die Einladung zu einem Zoom-Meeting.

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ des Studierendenwerks Bielefeld AöR
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2 - 4
33615 Bielefeld

Telefon: +49 (0)521 106 88600
Telefax: +49 (0)521 106 88601

E-Mail: info(at)stwbi(dot)de

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Studierendenwerk Bielefeld AöR verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Zu Händen des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2 - 4
33615 Bielefeld

E-Mail: dsb(at)stwbi(dot)de

Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Änderung dieser Datenschutzhinweise Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 25.03.2021

Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten
im Zusammenhang mit der Wohnungsverwaltung für die WohnheimmieterInnen und -bewerberInnen

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist das
Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2-4, 33615 Bielefeld

Telefon: 0521 106 88600
E-Mail: info(at)stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de  

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
Studierendenwerk Bielefeld AöR - Der Datenschutzbeauftragte -
Morgenbreede 2-4, 33615 Bielefeld

Telefonnummer: 0521 106 88600
E-Mail: dsb(at)stwbi.de

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken?
Welche Quellen nutzen wir?
Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnheimplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet. Wir erheben und verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um einen Wohnheimplatz, beim Abschluss des Mietvertrags oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen.

Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses. Ihr Name wird ggf. auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild zu beschriften. Insbesondere bei Mehrpersonenwohnungen kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt. Falls Sie eine Schlüsselkarte oder einen Zugangscode erhalten, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet. Bei der Nutzung von Maschinen oder technischen Geräten in den Wohnanlagen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen und Geräte anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug haben können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet. Soweit auf einem Wohnheimgrundstück oder im Wohnheimgebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet und es erfolgt eine Information über die Verarbeitung der Videoaufnahmen. Eine heimliche Videoüberwachung ist nur in dem Ausnahmefall möglich, dass dies für Ermittlungen im Zusammenhang mit konkreten Anhaltspunkten einer Straftat erforderlich wäre, unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Mietvertrag und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Mietverhältnis zu begründen oder durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis einsetzen, geschieht dies auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen. Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor. Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Im Rahmen eines Mietvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Mietvertrag mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben einer Wohnheimplatzbewerbung nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis zustande kommt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre Bewerbung wird ab Antragstellung 12 Monate lang gespeichert. Nach dieser Zeit wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde. Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit.

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Wohnheimplatz-Bewerbung wird nach Eingang von der Wohnungsverwaltung bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen. Wenn ein Mietvertrag abgeschlossen wird, werden alle erforderlichen Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Mietverhältnisses benötigen: Wohnungsverwaltungsabteilung, Hausverwaltungen, Mietbuchhaltung, ggf. Rechnungswesen für Mahnverfahren. Wir nutzen für die Bewerberverwaltung, Vergabe und Verwaltung der Wohnplätze einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet. Weitere Empfänger Ihrer Daten können auch sonstige externe Dienstleister sein, zum Beispiel Reinigungsunternehmen, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes. Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß DSG NRW (Datenschutzgesetz NRW). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten AnsprechpartnerInnen, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.  

Widerruf von Einwilligungen:

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.  

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner oder unseren Datenschutzbeauftragten. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2018

Die Befragung wird technisch über das Portal der Firma NetQues abgewickelt. Die datenschutzkonforme Behandlung der Daten stellen wir über eine entsprechende Datenschutzvereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DS-GVO sicher.

E-Mails an die von uns bereitgestellten E-Mail-Adressen werden systemtechnisch zunächst auf Schadsoftware oder Hinweise zu Spam-Mails geprüft. Endet die Prüfung positiv, werden die Mails in Quarantäne verschoben und dort durch unseren Fachbereich Informationstechnologien untersucht und ggf. gelöscht. Im negativen Fall leitet unser System die Mails dann an die Empfängeradresse weiter. Eine automatische E-Mail-Archivierung erfolgt nicht. Der jeweilige Empfänger behandelt eine E-Mail wie Geschäftsbriefe und archiviert diese vorgangsbezogen entsprechend der gesetzlichen Vorgabe. Die verantwortlichen Personen der Empfängeradressen sind angehalten nicht relevante E-Mails zu löschen sobald die Kommunikation abgeschlossen ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine Abspeicherung. Diese Verarbeitung der uns von Ihnen übermittelten Informationen liegt in unserem berechtigten Interesse (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO, je nach Anliegen auch in Erfüllung unserer öffentlichen Aufgabe Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO oder zur Vertragsanbahnung Art. 6 I 1 b EU-DS-GVO). Wir benötigen neben Ihrer E-Mail-Adresse daher auch weitere Angaben, um Sie notfalls identifizieren zu können.

E-Mails an Helpdesk
E-Mails an die Mailadresse helpdesk(at)stwbi(dot)de werden systemtechnisch zunächst auf Schadsoftware oder Hinweisen zu Spam-Mails geprüft. Endet die Prüfung positiv, werden die Mails in Quarantäne verschoben und dort durch unseren Fachbereich Informationstechnologien untersucht und ggf. gelöscht. Im negativen Fall leistet unser System die Mails dann an die Empfängeradresse weiter. Relevante E-Mails werden in ein Ticketsystem übernommen und dort gespeichert. Wesentliche Daten sind hier Inhalt und Absenderadresse, sowie ein Zeitstempel des E-Mail-Eingangs. Zu Dokumentationszwecken werden Störungsmeldungen und Berechtigungsanfragen dauerhaft im Ticketsystem gespeichert.

In unserem Wohnheimfinder verwenden wir bearbeitete Karten der Open-Source-Plattform "https://www.openstreetmap.de/ ". Die Datenschutzhinweise dieser Plattform finden Sie unter https://www.fossgis.de/datenschutzerklaerung

Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Stellenbewerbungen

Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Studierendenwerk bewerben oder beworben haben. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist das Studierendenwerk Bielefeld AöR Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld

Telefon: 0521 - 106 88600
E-Mail: info(at)stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de  

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter
Studierendenwerk Bielefeld AöR
Zu Händen des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld

Telefonnummer: 0521 – 106 88675
E-Mail: dsb(at)stwbi.de 

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken? Welche Quellen nutzen wir?

Wir erheben die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zusenden oder mitteilen, insbesondere per Post, per E-Mail, im Telefonat oder im Gespräch. Falls Sie Ihre Daten bei einer Stellenvermittlung eingegeben haben und wir die Daten dort abgerufen haben, erhalten wir Ihre Daten von dieser Stellenvermittlung, dies teilen wir Ihnen bei Kontaktaufnahme mit, soweit Ihnen das nicht sowieso bekannt ist. Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Studierendenwerk) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist vorwiegend Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 18 NRWDSAnpUG-EU in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Alle Angaben stellen Sie freiwillig zur Verfügung, es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Falls die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig sind, kann es sein, dass sich dies negativ auf den Erfolg der Bewerbung auswirkt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, übernehmen wir Ihre Daten in unser Personalverwaltungssystem. Im Falle einer Absage werden die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern spätestens sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht, es sei denn, Sie erklären Ihr ausdrückliches Einverständnis mit einer längerfristigen Speicherung für eine eventuell spätere freie Stelle, dann erfolgt die Löschung spätestens nach zwei Jahren.
Sofern wir Ihnen Kosten erstattet haben, insbesondere im Rahmen der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch, bewahren wir Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Erfüllung von buchhalterischen Nachweispflichten soweit erforderlich für 10 Jahre auf.

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt.
In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen, dazu zählen neben der Fachabteilung insbesondere der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte, ggf. die Schwerbehindertenvertretung, ggf. die Jugend- und Ausbildungsvertretung, sowie ggf. weitere zuständige Stellen.
Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten im Rahmen des Einstellungsprozesses weiter verarbeitet, dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Einstellungsverfahrens benötigen. Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß dem Landesdatenschutzgesetz NRW.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner/-innen, oder an unsere Datenschutzbeauftragte, die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.  

Widerruf von Einwilligungen:

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.
Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.  

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Dieser hilft Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2018

Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gewinnspielen

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist das

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld
Telefon: 0521 106 88600
E-Mail: info@stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de  

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Datenschutz
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld
E-Mail: dsb@stwbi.de
Telefonnummer: 0521 – 106 88675

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchen Zwecken? Welche Quellen nutzen wir?
Die von Ihnen angegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für das von Ihnen gewählte Gewinnspiel. Sofern eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Auswertung und Preisvergabe verwendet.

Im Rahmen eines Gewinnspiels müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Gewinnspiels und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Gewinnspiel mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls die Angaben nicht vollständig sind, kann es sein, dass keine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommen kann.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Gewinnspiel und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Gewinnspiel durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Gewinnspiel einsetzen, geschieht dies auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen.

Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.

Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Im Rahmen des von Ihnen gewählten Gewinnspiels müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Gewinnspiels und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Gewinnspiel mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls die Angaben nicht vollständig sind, kann es sein, dass keine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommen kann.

Wie lange werden die Daten gespeichert?
Kommt eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Bearbeitung und Auswertung, gelöscht werden sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wurden Sie als Gewinner ermittelt, bestehen steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für Buchungsbelege zehn Jahre und gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) für Geschäftsunterlagen sechs Jahre.

Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Gewinnspiel-Daten werden nach Eingang von der Abteilung Hochschulgastronomie bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.

Wenn eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande kommt, werden alle erforderlichen Daten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Gewinnspiels benötigen: Abteilung Hochschulgastronomie, Unternehmenskommunikation, ggf. Rechnungswesen.

Wir nutzen für die Verwaltung des Gewinnspiels Standardsoftware einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird ggf. auch als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.

Weitere Empfänger Ihrer Daten können unter Umständen auch sonstige externe Dienstleister sein, zum Beispiel Pressefotografen, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß DSG NRW (Datenschutzgesetz NRW).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner, oder an unseren Datenschutzbeauftragten, die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Wie lange werden die Daten gespeichert?
Kommt eine Teilnahme am Gewinnspiel zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Bearbeitung und Auswertung, gelöscht werden sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wurden Sie als Gewinner ermittelt, bestehen steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für Buchungsbelege zehn Jahre und gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) für Geschäftsunterlagen sechs Jahre.

Widerruf von Einwilligungen
Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?
Zusätzlich zu diesem Informationsblatt verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner oder unseren Datenschutzbeauftragten. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Oktober 2021

Datenschutzhinweise für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Studierendenwerks Bielefeld

Als Beschäftigte des Studierendenwerks Bielefeld geben wir Ihnen hiermit die notwendigen Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis bei uns:

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist das

Studierendenwerk Bielefeld AöR
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld

Telefon: 0521 - 106 88600
E-Mail: info(at)stwbi.de
Internet: www.studierendenwerk-bielefeld.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter

Studierendenwerk Bielefeld AöR
zu Händen des Datenschutzbeauftragten
Morgenbreede 2-4
33615 Bielefeld

Telefon: 0521 – 106 88675
E-Mail: dsb(at)stwbi.de

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu Ihren Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Ihres Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z. B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.

Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).

Schließlich kommen auch noch Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z. B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.

Für die betriebliche Altersversorgung werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an die Versicherer weitergegeben.

Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten ist primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Unabhängig davon kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

Und schließlich können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage kann dann neben § 26 BDSG auch Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO sein.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben. So werden z. B. Abmahnungen in Personalakten ggf. kürzer gespeichert.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Ihnen ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.

Sollten Sie z. B. nicht wollen, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, dann teilen Sie uns das gerne beim Ausscheiden aus unserem Unternehmen mit. Bitte beachten Sie, dass wir in dem Fall später nicht behilflich sein können, wenn Sie gegenüber der Rentenversicherung Sozialversicherungszeiträume nachweisen wollen.

Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten von Beschäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z. B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls Ihnen im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.

Ferner kann im Zusammenhang mit der betrieblichen Mitbestimmung oder Beteiligung eine Weitergabe an einen Personalrat, Gleichstellungs- und Schwerbehindertenbeauftragte erfolgen.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt zudem an Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und ggf. weitere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auch kann eine Weitergabe an die Wirtschaftsprüfer erfolgen.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

Sollten Beschäftigtendaten bei Dienstleistern verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten außerhalb der europäischen Union erfolgt nicht.

Ihre Betroffenenrechte

Soweit personenbezogene Daten verwendet werden, die sich auf Sie als natürliche Person beziehen, stehen Ihnen gegenüber uns verschiedene datenschutzrechtliche Ansprüche zu. Sie haben nach Maßgabe von Art. 15 EU-DS-GVO das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Herkunft, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und den Zweck der Speicherung. Darüber hinaus haben Sie gegebenenfalls nach Maßgabe von Art. 16 - 18 EU-DS-GVO Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (der Verarbeitung) Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem können Sie gemäß Art. 20 EU-DS-GVO die Übertragung der Daten auf eine andere verantwortliche Stelle verlangen. Zudem können Sie der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir Ihre Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO) oder aufgrund einer uns obliegenden öffentlichen Aufgabe i.S.d. Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO. Ein Widerspruch oder Widerruf lässt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung in der Vergangenheit unberührt. Die Ihnen zustehenden Rechte erfüllen wir unverzüglich und unentgeltlich. Wenden Sie sich dazu bitte an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten; unsere Kontaktdaten finden Sie am Anfang dieses Datenschutzhinweises. Schließlich haben Sie nach Art. 77 EU-DS-GVO das Recht zur Beschwer-de bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Stand: 01.12.2021

Soweit personenbezogene Daten verwendet werden, die sich auf Sie als natürliche Person beziehen, stehen Ihnen gegenüber uns verschiedene datenschutzrechtliche Ansprüche zu. Sie haben nach Maßgabe von Art. 15 EU-DS-GVO das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten und deren Herkunft, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und den Zweck der Speicherung. Darüber hinaus haben Sie gegebenenfalls nach Maßgabe von Art. 16 - 18 EU-DS-GVO Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (der Verarbeitung) Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem können Sie gemäß Art. 20 EU-DS-GVO die Übertragung der Daten auf eine andere verantwortliche Stelle verlangen. Zudem können Sie der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir Ihre Daten aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 I 1 f EU-DS-GVO) oder aufgrund einer uns obliegenden öffentlichen Aufgabe i.S.d. Art. 6 I 1 e EU-DS-GVO. Soweit wir Ihre Daten nicht zu Werbezwecken verarbeiten, bedarf dies eines Grundes, der sich aus Ihrer besonderen Situation heraus ergibt. Bei einem Widerspruch werden wir Ihre persönlichen Daten ab Eingang während der dann folgenden Prüfung nicht mehr weiter verarbeiten und nach Abschluss der Prüfung – bei berechtigtem Widerspruch – löschen (Art. 21 EU-DS-GVO). Eine uns übermittelte Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 I 1 a EU-DS-GVO) können Sie jederzeit widerrufen; wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht weiter, außer es besteht eine gesetzliche Erlaubnis hierfür. Ein Widerspruch oder Widerruf lässt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung in der Vergangenheit unberührt. Die Ihnen zustehenden Rechte erfüllen wir unverzüglich und unentgeltlich. Wenden Sie sich dazu bitte an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten; unsere Kontaktdaten finden Sie am Anfang dieses Datenschutzhinweises. Schließlich haben Sie nach Art. 77 EU-DS-GVO das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Stand: März 2023

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